Dokumente scannen:
Ihre Unterlagen digitalisieren -
schnell und sicher mit Scanservice IDL
Mit über 30 Jahren Erfahrung ist IDL Becker Ihr zuverlässiger Ansprechpartner für professionelles Scannen und Digitalisieren im Raum Karlsruhe.
Unser Scanservice für Sie:
- Abholung, Rückführung, Entsorgung nach BDSG
- Scans in S/W, Graustufen oder Farbe - bis 1200 dpi
- DIN A8 bis DIN A0 und Überformate
- Indexierung, OCR-Texterkennung, Archivierung
- Datenschutzkonzept
Vorteile digitaler Dokumente:
- Arbeitszeit und Kosten einsparen, Platz gewinnen
- Gemeinsamer, schneller Zugriff auf alle Dokumente
- Standortunabhängig - Ideal für Homeoffice
- Sicher - Schutz vor Verlust und Beschädigung
- Nachhaltig
Wir scannen, digitalisieren und archivieren – Ordner, Pläne, Dokumente jeder Art
Ordner digitalisieren ab 10 €
Dokumente DIN A4. Scan-Auflösung von 300 DPI. Optional mit OCR Texterkennung. Ausgabe als PDF, JPG,TIFF.
Dokumente digitalisieren - Geschäftsprozesse optimieren
- Mehr Platz: Ihre Regale, Schränke und Archivräume werden frei
- Mehr Gewinn: Lagerräume werden produktiver genutzt, oder gekündigt
- Zeit sparen: Kürzere Durchlaufzeiten von Dokumenten im Unternehmen
- Kosten sparen: Mitarbeiter können Arbeitszeit effizienter nutzen
- Nachhaltig - weniger Papier und Plastik (Folien, Schnellhefter etc.)
- Gemeinsamer schneller Zugriff auf Daten, standortunabhängig und mobil
- Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch optimierte Arbeitsprozesse
- Kundenservice verbessert - benötigte Informationen werden schnell gefunden
- Sicher - digitalen Dokumente sind vor Verlust oder Beschädigung geschützt
- Kosten für Büro-und Printmaterial, Telefonate und Versand werden reduziert
Lassen Sie jetzt Ihre alten Bestände, Pläne und Ordner bei uns scannen und digitalisieren.
Seit über 30 Jahren scannen und digitalisieren wir Ordner, Pläne, Akten und Dokumente unserer Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Durch das Digitalisieren und Archivieren können Dokumente aller Art (Baupläne, Verträge, Belege etc.) revisionssicher und zertifiziert aufbewahrt werden.
Wir helfen Ihnen, Ihre Ordner und Ablagestrukturen digital, individuell und effizient zu gestalten. Ihre Platz- und Personalkosten werden reduziert und Sie gewinnen neue Ressourcen. Ihre Arbeitsabläufe werden optimiert und durch die digitale Vernetzung, Verfügbarkeit und Zugriff auf Daten beschleunigt.
Sicherheit und professioneller Umgang mit sensiblen Unterlagen sind die Voraussetzung für einen erfogreichen Ablauf. Alle unsere Mitarbeiter sind auf §5 des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichtet und speziell auf den Umgang mit sensiblen Daten geschult.
Persönlicher Ansprechpartner
Bei IDL Becker haben Sie immer einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihre individuellen Anforderungen versteht und sicherstellt, dass alle Ihre Digitalisierungsbedürfnisse erfüllt werden. Dies ermöglicht eine direkte, unkomplizierte Kommunikation und eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung.
Schnelle und preisgünstige Umsetzung
Unsere effizienten Prozesse und unser erfahrenes Team gewährleisten eine zügige Digitalisierung Ihrer Dokumente. Dabei bieten wir Ihnen einen attraktiven Preis, ohne dass Sie dabei auf Qualität oder Sicherheit verzichten müssen.
Strategie und Management
Wir von IDL Becker wissen, dass das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten mehr ist als nur ein technischer Prozess. Es handelt sich vielmehr um eine strategische Entscheidung mit dem Ziel, das Informationsmanagement Ihres Unternehmens zu optimieren. Deshalb bieten wir Ihnen nebst Scanservice auch ein umfassendes Dokumentenmanagement, das Ihre Geschäftsprozesse vereinfacht und somit Ihre Produktivität steigert.
Warum Dokumente digitalisieren?
Die Ablage und das Suchen analoger Dokumente beansprucht täglich zuviel Zeit. Ihre Papier-Archive sind überfüllt und Sie wollen jetzt Raum, Zeit und Kosten sparen. Ihr Unternehmen ist zukunftsorientiert und möchte oder hat bereits ein DMS (Dokumentenmanagement-System).
Durch digitale Akten werden Bearbeitungsprozesse beschleunigt und dadurch die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens gesteigert. Berechtigte Mitarbeiter können jederzeit schnell und standortunabhängig Daten abrufen und bearbeiten. Ihre Dokumente sind vor Datenverlust (z.B. durch Feuer, Diebstahl, Schimmelbefall durch Feuchtigkeit usw.) geschützt. Je nach Wunsch werden die indizierten Dateien offline auf einen gängigen Datenträger gespeichert oder Sie erhalten durch Scanservice IDL online Zugriff über einen gesicherten Zugang. Mit einer standardisierten Schnittstelle können Ihre digitalisierten Dokumente in nahezu jedes DMS importiert werden. Die Digitalisierung Ihrer Unterlagen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Ordner und Ablagestrukturen effizienter zu gestalten und sich zukunftsorientiert für die digitalisierte Arbeitswelt und deren Prozessabläufe aufzustellen.
Mit Scanservice IDL Dokumente, Pläne, Ordner digitalisieren und archivieren - Sicherheit und hohe Qualität sind gewährleistet.
Pläne und Bauzeichnungen der Architekturbüros und Ämter nehmen viel Lagerplatz in Anspruch und die Ablage bzw. Suche kostet viel Zeit. Keine Pläne mehr in überfüllten Regalen suchen. Kein umständlicher Versand, sondern bequem und sicher im digitalen Archiv finden und übermitteln.
Viele Unterlagen im Geschäftsbetrieb, bei Behörden oder Privat, müssen aufgrund der Aufbewahrungspflicht viele Jahre sicher aufbewahrt bzw. archiviert werden. Jetzt digitalisieren lassen – keine Papierberge mehr, keine Regale oder Lagerräume vollgestopft mit Aktenordner, kein langwieriges Suchen nach Belegen – sicher und befreit in die digitale Zukunft.
Nach der scangerechten Aufbereitung Ihrer Daten werden indizierte Dateien erstellt und archiviert. Die digitalen Datensätze werden optimiert und auf einen gängigen Datenträger (z.B. DVD,HDD) gespeichert oder Sie erhalten durch Scan-Service IDL online Zugriff über einen gesicherten Zugang.
Je nach Wunsch kann die Rückführung Ihrer Unterlagen oder eine Aktenvernichtung erfolgen.
Die Dokumente werden nach Ihren Wünschen und nach bestimmten Kriterien aufgearbeitet. Beispielsweise werden Schlagwörter zugeordnet, die thematisch zum Inhalt der Akte oder Dokument passen z.B. die Information des Ordnerrückens, Rechnungsnummer, Datum oder Kundenname. Dies sorgt für eine schnelle Auffindbarkeit der benötigten Inhalte.
Mit der Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) erkennt ein Computer Text in einer Bilddatei (z.B. gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder) und kann diese in eine editierbare Text-, Office- oder eine PDF-Datei umwandeln. Ihre Akten, Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Verträge und andere digitalen Rohdaten stehen nach der Texterkennung für Sie zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die Inhalte der digitalisierten Dokumente werden im Datenarchiv mit bestimmten Stichwörtern schnell gefunden.
Ob Baupläne, Dokumentationen, Verträge, technische Konstruktionspläne, kaufmännisches Beleggut oder Auftragsakten – mit digitaler Archivierung sparen Sie Kosten und Zeit! Die Arbeitsprozesse werden vereinfacht und rationalisiert und führen damit zu einer Effizienzsteigerung.
Durch eine standardisierte Schnittstelle können digitalisierte Dokumente in nahezu jedes DMS (Dokumenten-Management-System) importiert werden. Dokumentenmanagement Systeme werden durch unterschiedliche Software unterstützt und können die archivierte Daten verwalten, sortieren, Vorgänge steuern und Prozesse automatisieren – sogar vollautomatisch.
Lassen Sie jetzt Ihre alten Bestände, Pläne, Ordner und Dokumente digitalisieren!
Ablauf - Scannen und Digitalisierung Ihrer Dokumente und Aktenordner
Scan-Service von IDL Becker – SICHER, PREISGÜNSTIG und SCHNELL
1.
Angebot / Probescan Auftragsbestätigung
2.
Abholung Ihrer Akten,
Pläne und Dokumente
3.
Zwischenlagerung
4.
Prüfung / Scanaufbereitung
Ihrer Akten und Dokumente
5.
Scan und Digitalisierung der
Dokumente, Pläne, Belege
6.
Kontrollvorgang mit Protokoll
Verschlagwortung durch OCR
7.
Speicherung auf Datenträger,
Festplatte oder DMS
8.
Rückversand Akten oder
Entsorgung nach BDSG
Was Kunden über uns sagen
Preisrechner für das Scannen von Ordnern & Plänen
Mit unserem Preisrechner können Sie sich unverbindlich die Kosten für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Pläne, Ordner und Hängeakten berechnen lassen. Dies ermöglicht Ihnen die Kalkulation eines ersten Preises. WICHTIG: Wir bieten Ihnen Staffelpreise ab 11 Ordnern und Rabatte bis zu 50% !
Durchschnittliche Kosten pro Ordner 25 – 40 €
Ordner / Akten
Scans Schwarz-Weiß
| Anzahl | Auswahl |
|---|---|
Scans in Farbe
| Anzahl | Auswahl |
|---|---|
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Gesamtpreis: 0,00 € |
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Blatt / Pläne
Scans Schwarz-Weiß
| Anzahl | Format |
|---|---|
Scans in Farbe
| Anzahl | Format |
|---|---|
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Gesamtpreis: 0,00 € |
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Ihre Angaben zur Angebotserstellung für Scannen und Digitalisieren
So unterschiedlich wie Ihre Unterlagen, so unterschiedlich sind auch die im Rahmen der Digitalisierung notwendigen Vor- und Nacharbeiten.
Daher erstellen wir nach Ansicht eines Musterordners ein für Sie kostenloses, individuell zu Ihren Anforderungen passendes Angebot.
FAQ
In den meisten Fällen wird zeitnah ein Besichtigungstermin vereinbart. Hier werden zuerst die Räumlichkeiten geprüft und die ersten Kalkulationen ausgearbeitet. Danach wird ein Ablaufplan mit Bezug zu den sachlichen sowie terminlichen Aspekten und Randbedingungen erstellt. Anschließend kann auf Wunsch eine kurze Pilotphase erfolgen, bei der ein Bruchteil der Akten digitalisiert wird, um die Kalkulationen zu überprüfen und ggf. anzupassen. Daraufhin wird ein auf Sie zugeschnittenes Angebot mit verlässlichem Zeitrahmen erstellt.
Der Scanprozess erfolgt durch eine spezielle Scanner-Hardware. Das Dokument wird durch optische Sensoren erfasst und in digitale Daten umgewandelt. Diese Daten werden dann in Form von Bildern oder Textdateien gespeichert.
Gängige Dateiformate für digitale Dokumente sind PDF, JPEG, PNG und TIFF. Die Wahl hängt von den Anforderungen und dem Verwendungszweck der Dokumente ab.
Die Auflösung kann je nach Anforderungen variieren, in der Regel werden 300 dpi (dots per inch) für normale Dokumente und 600 dpi oder höher für Fotos und detaillierte Grafiken verwendet.
Vertrauliche Informationen können durch Verschlüsselung der Dateien, Zugriffsbeschränkungen und Sicherheitsprotokolle geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Die Zeit hängt von der Menge und dem Zustand der Dokumente ab. Automatisierte Stapelverarbeitung kann den Prozess beschleunigen. Die Schätzung der Dauer sollte individuell besprochen werden.
Struktur und Indexierung der zu scannenden Dokumente sollte vorliegen. Weiterhin sollte entschieden werden ob die Dokumente bzw. Ordner nach der Digitalisierung zurückgeführt oder vernichtet werden.
Vor dem Scannen sollten Sie Dokumente sortieren, entklammern sowie Fremdobjekte entfernen – selbstverständlich können wir das für Sie übernehmen.
Ja, wir bieten OCR-Dienste an, mit denen Texte aus gescannten Dokumenten extrahiert und durchsuchbar gemacht werden können.
Die Kosten variieren je nach Umfang, Art der Dokumente und gewählten Dienstleistungen. Bitte kontaktieren Sie uns für eine individuelle Kostenschätzung.
Die digitalisierten Dateien können über sichere Cloud-Server, per E-Mail oder auf physischen Datenträgern bereitgestellt werden, je nach Ihren Präferenzen.
Nach dem Scannen können die Dokumente je nach Vereinbarung an Sie zurückgegeben oder datenschutzkonform entsorgt werden.
Wir setzen Verschlüsselung, Zugriffsrechte und -kontrollen sowie andere Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.
Ja, in vielen Fällen können auch alte oder beschädigte Dokumente durch spezielle Verarbeitungstechniken digitalisiert werden.
Offline werden Ihre Daten auf einen für Sie passenden Datenträger (CD, Stick, Festplatte) gespeichert.
Online bietet IDL Becker Ihnen Cloudlösungen zur Miete an oder die Daten werden auf Ihre eigene Cloud hochgeladen.
Viele Kunden verfügen über ein Dokumentenmanagement-System (DMS) in das die Daten eingepflegt werden.
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